Regulamin XIX Ogólnopolskiego Zjazdu Socjologicznego

Regulamin Zjazdu

Regulamin XIX Ogólnopolskiego Zjazdu Socjologicznego

§1. Postanowienia ogólne

1. Regulamin określa zasady organizacji i tryb działania Ogólnopolskiego Zjazdu Socjologicznego.
2. XIX Ogólnopolski Zjazd Socjologiczny, zwany w dalszej części Regulaminu Zjazdem, odbędzie się w dniach  16-19 września 2025 roku w Białymstoku w Kampusie Uniwersytetu w Białymstoku.
3. Organizatorem Zjazdu jest Polskie Towarzystwo Socjologiczne z siedzibą w Warszawie, zwane dalej „Organizatorem” wraz z Wydziałem Socjologii UwB.
4. Oficjalny serwis internetowy Zjazdu znajduje się pod adresem: https://zjazdpts.bialystok.pl
5. W ramach Zjazdu odbędą się sesje plenarne i sympozja, obrady w grupach tematycznych, dyskusje panelowe oraz imprezy towarzyszące.
6. Sesje plenarne i sympozja, grupy tematyczne, dyskusje panelowe oraz imprezy towarzyszące zatwierdza Rada Programowa Zjazdu.
7. Organizator zastrzega sobie prawo odwołania Zjazdu bez podania przyczyn.
8. W przypadku odwołania Zjazdu Organizator zobowiązuje się powiadomić o tym fakcie jego uczestników drogą mailową najpóźniej 7 dni przed planowaną datą rozpoczęcia Zjazdu.
9. Regulamin i inne oświadczenia Organizatora w sprawie Zjazdu ogłasza przewodnicząca Komitetu Organizacyjnego po akceptującym przyjęciu go do wiadomości przez Przewodniczącego PTS.
10. Językami obrad Zjazdu są: język polski oraz język angielski.

§ 2. Zasady uczestnictwa i jego odwołania

1. Uczestnikami Zjazdu są prelegenci, osoby niewygłaszające referatów, uczestnicy paneli dyskusyjnych oraz zaproszeni goście.
2.  Warunkiem udziału w Zjeździe jest:
   1. zgłoszenie uczestnictwa w Zjeździe, wyłącznie za pośrednictwem systemu rejestracyjnego online (link „Rejestracja” na stronie zjazdu);uiszczenie opłaty w wysokości podanej przez organizatorów;
   1. w przypadku gości specjalnych zaproszonych przez Organizatora oraz Radę Programową rejestracja internetowa nie jest wymagana.
3. Terminy zgłaszania uczestnictwa w Zjeździe są następujące:
   1. do 30 marca 2025 r.— dla osób chcących uczestniczyć w Zjeździe w charakterze referenta w grupach tematycznych,
   1. do 15 kwietnia 202 r.— dla osób chcących zgłosić imprezę towarzyszącą,
   1. do 31 sierpnia r.— dla osób chcących uczestniczyć bez wygłoszenia referatu.

4. Organizator zastrzega sobie prawo do wydłużenia ww. terminów.
5. Opłatę za uczestnictwo w Zjeździe, w wysokości zgodnej z niżej przedstawionym wykazem, należy przesłać zgodnie z harmonogramem opłat:

 Opłata za bankiet – 250 złotych

	opłata wczesna 31.03 – 30.06.2025	opłata późna od 1.07.2025
Doktoranci, Studenci	285 PLN	360 PLN
Członkowie PTS oraz Komitet Organizacyjnych	930 PLN	1070 PLN
Osoby nie będące członkami PTS	1150 PLN	1290 PLN

7. W ramach opłaty uczestnik otrzymuje:
   
   
   • prawo do udziału we wszystkich wydarzeniach zjazdowych,
   • możliwość korzystania z sal i infrastruktury obiektów, w których odbywać się będzie zjazd,
   • materiały zjazdowe,
   • prawo do uczestnictwa w imprezach towarzyszących.
   • Poczęstunek podczas przerw kawowych
   • ciepły lunch w trakcie trwania Zjazdu w dniach

8. Organizator ma prawo nie dopuścić Uczestnika do udziału w Zjeździe, jeśli nie uiścił on opłaty w terminach określonych w par. 2 pkt 3:
   
   
   • jeśli Uczestnik jest prelegentem i nie będzie mógł on wygłosić swojego referatu, to nie otrzyma potwierdzenia uczestnictwa, a jego nazwiska nie będzie na liście uczestników opublikowanej na stronie Zjazdu,
   • jeśli Uczestnik nie jest prelegentem, to nie otrzyma potwierdzenia uczestnictwa, a jego nazwiska nie będzie na liście uczestników opublikowanej na stronie Zjazdu.
9. Organizator nie zapewnia noclegów ani ich nie rezerwuje.
10. Organizator nie pokrywa kosztów przejazdu do i z Białegostoku.
11. Organizator wystawia fakturę za udział w Zjeździe nie później niż 14 dni od daty zakończenia Zjazdu. Warunkiem wystawienia faktury jest podanie wszystkich niezbędnych danych.
12. Prawo wygłoszenia referatu przysługuje osobie, która została zakwalifikowana na podstawie przeprowadzonej procedury recenzenckiej nadesłanego abstraktu.
13. Zaświadczenie o udziale w Zjeździe będzie można samodzielnie pobrać z systemu rejestracji online za pośrednictwem strony internetowej Zjazdu po tym, jak opłata uczestnika będzie odnotowana oraz uczestnik zostanie zarejestrowany w recepcji Zjazdu.
14. Organizator nie zapewnia indywidualnego ani grupowego ubezpieczenia Uczestników.
15. Uczestnik może zrezygnować z udziału w Zjeździe. Rezygnacja powinna być dokonana w formie pisemnej i przesłana do Komitetu Organizacyjnego za pośrednictwem e-mail na adres: zjazdpts@uwb.edu.pl
16. Organizator zwróci Uczestnikowi wpłaconą kwotę, zatrzymując odstępne w wysokości 15% całości opłaty, w przypadku rezygnacji do 31 sierpnia 2025 r.
17. W przypadku rezygnacji z uczestnictwa w Zjeździe po 31 sierpnia 2025 r. (liczy się data wysłania e-maila) opłaty zjazdowe nie będą zwracane.

§ 3. Postanowienia końcowe

1. Zarejestrowanie się w charakterze Uczestnika Zjazdu jest równoznaczne z zaakceptowaniem niniejszego regulaminu.
2. Zarejestrowanie się w charakterze Uczestnika Zjazdu jest równoznaczne z wyrażeniem przez niego zgody na przetwarzanie jego danych osobowych przez Organizatora na zasadach wynikających z ogólnie obowiązujących przepisów prawa, ze szczególnym uwzględnieniem Ustawy o Ochronie Danych Osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 roku (Dz.U. Nr 133, Poz. 833, z późniejszymi zmianami).
3. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu Uczestnictwa w Zjeździe będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.
4. Udział w Zjeździe jest równoznaczny z przeniesieniem na Organizatora autorskich praw majątkowych do nagrań i zdjęć oraz z wyrażeniem zgody na ich wykorzystanie w przypadku:
   • gdy uczestnik zostanie sfilmowany lub sfotografowany na terenie obiektów, na których odbywa się Zjazd oraz imprezy towarzyszące,
   • gdy uczestnik dobrowolnie wyrazi zgodę na udzielenie wywiadu bądź pozowanie do zdjęcia,
   • gdy jego wystąpienie będzie transmitowane w Internecie, radio lub telewizji.
5. Przesłanie abstraktu wystąpienia oznacza zgodę na jego publikację i przeniesienie na Organizatora autorskich praw majątkowych do publikacji go na stronie www zjazdu, w programie zjazdu oraz w materiałach reklamujących zjazd.
6. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za szkody wyrządzone przez siebie na terenie obiektów, w których odbywa się Zjazd.
7. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Zjazdu.
8. W sprawach organizacji grup tematycznych przewidziany jest odrębny regulamin.
9. W razie wątpliwości rozstrzyga stanowisko Zarządu Głównego Polskiego Towarzystwa Socjologicznego.
10. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem oraz Regulaminem Grup Tematycznych zastosowanie mają przepisy Kodeksu Cywilnego.
11. Regulamin wchodzi w życie z dniem 28 lutego 2025 roku.